湃睿項目管理系統(PI-RDM)
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編碼管理和版本管理是企業信息化過程中必然遇到的兩個基礎話題。圖號、物料號、編碼三者之間的關系是什么?為什么國內很多制造型企業既有圖號、也有物料號,對企業編碼管理的正確、合理方式是什么?當對物料進行更改時,究竟應該是通過版本進行控制,還是應該給出不同的編碼?本文針對這些問題,結合物料管理理論,基于信息化物料管理項目實踐,對編碼管理和版本管理進行簡單分析,以期豐富物料管理理論、提升企業信息化項目實踐的成功率與滿意度。
編碼是物料的“身份證號”,是物料的唯一標識,其基本要求是唯一性。比如手機號編碼全球內唯一,身份證編碼國內唯一,物料編碼企業內唯一。常見物料的物料編碼方式有4種:流水編碼、分類+流水編碼、隸屬編碼,混合編碼。
圖號是圖紙中零部件的編碼信息,用來標識圖紙中具體零部件。一般來說,圖號是依附于圖紙并專門為圖紙服務的。圖號一般受到產品結構的影響,反映較多圖紙和部件結構信息。物料號是企業下游對物料標識的一種稱呼,通常是指具體的零部件,體現較為濃厚的單個物料信息。企業中使用的圖號和物料號也都屬于物料編碼范圍,二者基本要求都是唯一性。由于歷史及習慣原因,國內企業的圖號編碼大部分為隸屬規則;物料號則根據每個企業的管理習慣不同而存在多種同規則,如果分類編碼、流水編碼等。
版本是在編碼不變的前提下,對物料演變過程的歷史記錄。版本通常會有大小版本之分。一般地,對產品發布前的修改稱為小版本變化,產品發布之后的修改稱為大版本升級。
對制造型企業來說,設計是上游,也是圖號產生部門。既然設計圖紙中的圖號可以唯一標識零部件,對于相同零部件,下游的工藝、制造、采購、財務等環節是否可以按照設計確定的圖號繼續進行后續管理呢?一般存在以下兩種情況:
a) 以圖號為基礎繼續進行后續管理。對于已經有圖號作為標識的,下游部門繼續使用圖號作為物料的唯一標識;對于沒有給出圖號的過程物料(如制造過程部件或者采購合件等),可以基于圖號規則(或與其他規則相結合)繼續給出新的圖號規則。也就是說,整個企業的物料管理均是以圖號為基礎進行管理。
b) 不使用物料號,重新定義一套編碼。因為設計不能給出制造、采購過程中的圖號,為便于下游統一物料管理,下游部門重新給出一套符合自己管理的物料編碼體系,比如全新的分類編碼、流水編碼等。
以上兩種下游物料編碼管理方式取決于企業自身。事實上,只要做到一物一碼(甚至是一物多碼)就可以滿足企業物料管理的基本要求。
一般地,企業下游管理的物料涵蓋企業各個業務環節,涉及計、制造、采購、物流、質量等多個部門。既然下游對企業物料的管理范圍和數量遠大于上游,為什么不直接取消圖號,統一企業物料編碼方式呢?很多企業將圖號、物料號兩種不同的編碼規則在企業內部并行運行,不但白白增加企業物料編碼的管理成本,而且是導致“一物多碼”的重要原因。這是因為大部分企業存在這樣的物料管理誤區:
a) 雙方都不愿意改變現有管理習慣。一方面,國內現有圖號邏輯大部分為隸屬編碼規則,這種規則比較便于設計人員直觀的進行產品及零部件別,且具有一定歷史。另一方面,對企業范圍內物料進行統一分類、流水等管理方式,比較合適倉庫、采購、財務、制造人員的管理。
b) 認為兩套編碼體系是正常的。只要二者能夠通某種對應關系實現一一對應即可,沒必要統一企業范圍的物料編碼管理體系。
事實上,增加一個不必要的物料給企業帶來的不僅是設計上的重復工作,還有制造、采購、財務、倉庫等綜合管理的成本增加。合理的管理方式應該是淡化甚至消除圖號,統一企業范圍內編碼方式,消除因不同編碼體系帶來的管理內耗。
產品部件進行修改時,更新版本和更換編碼是是“二選一”的。有的企業進行物料修改時,將原來的編碼改為類似“編碼+v1、v2……vN”等進行區分。這種管理方式的本質是依然是新增物料號,并非嚴格意義上的版本管理,因此也是不規范的。一般的產品或物料管理系統都支持版本記錄與編碼申請,那么產品修改時,何時通過不同版本進行管理,何時通過不同編碼進行管理呢?
產品首次審簽發布/批準之前,所有的駁回修改都應該是小版本升級,因為這是產品設計不斷修改、完善的過程,所有修改記錄都應該保留。
對于已經發布/批準的物料再次提出修改請求時:
(1) 如果是在制造過程中,發現產品本身設計錯誤,則設計部門需要立刻進行修改,進行大版本升級,編碼不變。同時,設計、工藝、制造、采購等下游部門需要給出在制品處理意見。
(2) 如果是在生產過程中,需要根據訂單變型生產不同產品,需要進行不同的財務成本統計,則需要通過另存或重新設計給出新的、不同物料編碼碼,然后重新進行審簽發布。
(3) 如果是生產過程中,發現有些可以優化改進之處:
a) 如果這種改進是針對后續所有產品,那么需要進行大版本升級,并給出改進前的版本的在制品處理意見;
b) 如果這種改進是一種變型設計,那么需要通過另存或重新設計給出新的、不同的物料編碼;
c) 如果不確定這種改進是否合適,那么需要下發臨時技術通知單,待確定后再判斷是修改為新的版本還是給出新的不同物料編碼。
(1) 闡述編碼、圖號、物料號、版本各自業務概念,說明企業中常用的圖號、物料號都屬于編碼管理范圍。
(2) 說明企業下游的編碼管理可以是多樣的,只要滿足唯一性要求、并且在實際使用中得到認可就是可行的。建議在企業范圍內統一編碼管理,降低因為多重編碼體系帶來的企業管理內耗。
(3) 指出版本變化與編碼變化二者是對立的。針對修改中遇到的管理困惑,結合不同的實際修改業務場景,給出一種版本變化與編碼變化的業務管理規范,有益于物料管理理論發展,同時對企業實際物料管理也具有一定指導及借鑒作用。
作者簡介:
趙長生(通信作者),男,1985年出生,上海湃睿信息科技有限公司,PLM實施部項目經理。主要從事企業信息化研究、PLM實施及管理方面的工作。Email:czhao@pisx.com。
陳杰,男,1979年出生,山東新華醫療器械股份有限公司,信息科科長。。Email:chenjie@shinva.com。